Privatlivspolitik

Senest opdateret [dato]

Dataansvarlig

Todai A/S
CVR-nr. 41776641
Olivia Hansens Gade 3, 2. sal, 1799 København V
[privacy@todai.ai]

To forskellige roller

Det er vigtigt at skelne mellem to situationer:

Todai er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om vores egne kunders brugere og kontaktpersoner — altså oplysninger, vi selv bestemmer formålet med. Det er dem, denne politik handler om.

Todai er databehandler for de oplysninger, vores kunder lægger i Todai Contracts — herunder oplysninger om de personer, der modtager og underskriver kundens kontrakter. Her er kunden dataansvarlig og bestemmer, hvad der må ske med oplysningerne. Vores behandling er reguleret i en databehandleraftale med den enkelte kunde.

Er du blevet bedt om at underskrive en kontrakt via Todai Contracts, og vil du vide, hvordan dine oplysninger behandles, skal du derfor kontakte den virksomhed, der har sendt dig kontrakten.

Hvilke oplysninger behandler vi

Om brugere hos vores kunder: navn, arbejdsmail, telefonnummer, stillingsbetegnelse, brugerrolle, tidspunkter for login og aktivitet i tjenesten, IP-adresse og oplysninger om browser og enhed.

Om kontaktpersoner hos potentielle kunder: navn, virksomhed, e-mailadresse og indholdet af den korrespondance, vi har med jer.

Om betaling og fakturering: virksomhedens navn, CVR-nummer, adresse, faktureringsoplysninger og betalingshistorik. Vi opbevarer ikke fulde kortoplysninger; kortbetalinger håndteres af vores betalingsleverandør.

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger som led i driften af tjenesten.

Formål og retsgrundlag

At levere og administrere tjenesten — at oprette og vedligeholde brugerkonti, give adgang, yde support og kommunikere om driften. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen med den virksomhed, brugeren repræsenterer, samt vores legitime interesse i at kunne administrere kundeforholdet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f.

Sikkerhed og misbrugsforebyggelse — logning af login, IP-adresser og aktivitet for at kunne opdage og undersøge uberettiget adgang. Retsgrundlag: legitim interesse, artikel 6, stk. 1, litra f.

Fakturering og bogføring — retsgrundlag: retlig forpligtelse, artikel 6, stk. 1, litra c, herunder bogføringsloven.

Kommunikation om tjenesten — driftsmeddelelser, sikkerhedsopdateringer og væsentlige ændringer. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen og legitim interesse.

Markedsføring pr. e-mail sker kun med forudgående samtykke, som til enhver tid kan trækkes tilbage.

Hvem deler vi oplysninger med

Vi anvender følgende leverandører som databehandlere:

• [Hosting- og databaseleverandør] — drift af tjenesten. Data hostes i EU.
• [Mailgun] — udsendelse af e-mail. EU-region.
• [Twilio] — udsendelse af sms med engangskoder.
• [Betalingsleverandør] — betalingsafvikling.
• [Eventuelle AI-leverandører] — behandling af tekst til udarbejdelse og gennemgang af dokumenter.

Vi indgår databehandleraftale med alle leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne.

Vi videregiver ikke personoplysninger til andre, medmindre det følger af lovgivning eller er nødvendigt for at fastlægge eller forsvare et retskrav.

Vi anvender ikke personoplysninger eller kundedata til at træne sprogmodeller.

Overførsel til tredjelande

Tjenesten er indrettet, så personoplysninger behandles inden for EU/EØS.

[Såfremt en leverandør undtagelsesvis behandler oplysninger uden for EU/EØS, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en gyldig tilstrækkelighedsafgørelse. Bekræft og udfyld — dette punkt skal være korrekt.]

Hvor længe opbevarer vi oplysningerne

Brugeroplysninger slettes senest 3 år efter, at kundeforholdet er ophørt, eller efter at brugeren er deaktiveret.

Loginlog og sikkerhedslog opbevares i [12] måneder.

Bogføringsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven.

Korrespondance med potentielle kunder slettes senest [2] år efter seneste kontakt.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet i visse tilfælde
• at få behandlingen begrænset i visse tilfælde
• at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitim interesse
• at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt format (dataportabilitet)
• at trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen bygger på samtykke

Henvendelse sker til [privacy@todai.ai]. Vi besvarer henvendelser inden for en måned.

Klage

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

Ændringer

Vi kan opdatere denne politik. Væsentlige ændringer varsles pr. e-mail til vores kunders kontaktpersoner. Den til enhver tid gældende version findes på denne side med angivelse af senest opdateret.