Sæt gyldighedsdato på aftale
Gyldig til er den dato, aftalen kan skrives under frem til. Datoen styrer, hvornår underskriftslinkene holder op med at virke, hvornår vi påminder modparten, og hvornår du selv får besked om, at fristen nærmer sig. Løber datoen ud, kan du forlænge — du skal ikke lave aftalen om.
Sådan gør du
- 1
I guiden, på trinnet Opsætning, udfylder du Gyldig til. Feltet er obligatorisk, og datoen skal ligge i fremtiden. Vi foreslår 30 dage frem, som passer til de fleste tilbud.
- 2
Vil du rette datoen bagefter, gør du det på kontraktsiden i Detaljer ude i højre side, så længe kontrakten stadig er en kladde.
- 3
Datoen følger aftalen hele vejen: den står på dokumentet, i mailen til underskriverne, på underskriftssiden og i den forseglede PDF. Den kommer også med i kontraktlistens eksport og som slutdato, når du sender aftalen videre til projektstyring eller økonomi.
- 4
Vil I ikke have automatiske påmindelser, kan de slås fra pr. workspace under Indstillinger → Workspaces.
- 5
Er fristen tæt på — eller allerede passeret — kan du give aftalen mere tid uden at oprette den forfra. Åbn kontrakten og klik Forlæng gyldighed i handlingsrækken øverst. Du kan også gøre det fra handlingskøen på Overblik: aftaler tæt på fristen har knappen Forlæng frist, og udløbne har Forlæng gyldighed. Vælg +7, +14 eller +30 dage — eller sæt en dato selv — og klik Forlæng og send mail.
Godt at vide
- Linkets levetid: hvert underskriftslink udløber ved døgnets slutning på gyldighedsdatoen. Klikker modparten senere, møder de siden "Linket er udløbet" og kan ikke skrive under.
- Mangler Gyldig til, kan kontrakten ikke sendes til underskrift. Tjeklisten før afsendelse siger det direkte.
- I kontraktlisten kan du filtrere på Udløbet — sendte kontrakter, hvor datoen er passeret, uden at alle har skrevet under. De lægger sig samtidig i handlingskøen på Overblik.
- Er kontrakten låst, sendt eller underskrevet, kan datoen ikke rettes i datovælgeren. Brug Forlæng gyldighed i stedet.
- Er kontrakten sendt uden at være skrevet under, påminder vi automatisk den underskriver, der har tur — efter 3 dage og igen efter 7 dage. Du får selv en mail 7 dage før gyldighedsdatoen og igen dagen efter, den er overskredet.
- Indgår dokumentet i en aftalepakke, påmindes der samlet: ét link til hele pakken og ét udløbsvarsel for pakken — ikke ét pr. dokument.
- Ved en forlængelse får alle, der endnu ikke har skrevet under, et nyt underskriftslink. De gamle links holder op med at virke med det samme, og allerede færdige underskrivere berøres ikke.
- Forlængelsen skrives i revisionssporet med gammel dato, ny dato og hvem der fik nyt link.
- Fristen kan kun skubbes længere ud. Skal aftalen stoppes før tid, bruger du Træk tilbage. Skal vilkårene forhandles igen, vælger du Kopiér til ny kontrakt under Handlinger.
- Sæt en kort frist på tilbud (14-30 dage). En forlængelse er gratis og kan gentages.
- Aftalens egen løbetid står i kontraktteksten — Gyldig til handler kun om, hvor længe der kan skrives under.