Fra kontrakt til fakturakladde
Når en kontrakt er underskrevet, kan Todai lægge betalingsplanen over i jeres økonomisystem som fakturakladder. Hård regel: vi opretter kun kladder — aldrig bogførte fakturaer — og der sendes aldrig noget til kundens kunde. Bogholderen bestemmer i økonomisystemet; vi leverer grundlaget, så ingen taster betalingsplanen ind igen.
Sådan gør du
- 1
Åbn den underskrevne kontrakt. Under statuslinjen står Skal betalingsplanen over i økonomisystemet?
- 2
Klik Opret fakturakladde.
- 3
Trin 1 — kunden. Vi matcher kontraktens kunde mod debitorerne på CVR-nummer først, derefter navn. Godkend matchet, eller vælg Opret kunde i systemet, som bruger kontraktens stamdata (navn, CVR, adresse, kontaktperson, e-mail).
- 4
Trin 2 — forslaget. Hver rate i betalingsplanen bliver sin egen kladde med foreslået fakturadato: "30 % ved underskrift" får underskriftsdatoen, milepælsrater får milepælsdatoen. Linjeteksterne foreslås fra leverancerne, så fakturaen forklarer sig selv. Du kan rette alt, før noget oprettes.
- 5
Bekræft. Du ser kladderne som en rigtig faktura — jeres eget navn, adresse og CVR hentet fra økonomisystemet, kundens oplysninger, linjer, moms og betalingsfrist, tonet som systemets egen faktura. Er der flere rater, bladrer du mellem kladderne med pilene. Derefter klikker du Opret kladder.
Godt at vide
- Forhåndsvisningen regner med dansk standardmoms (25 %) alene for at vise totalen. Ved bogføring gælder økonomisystemets egen momszone på kunden — den røres ikke.
- Er der allerede oprettet kladder på kontrakten, får du en advarsel før du opretter flere.
- Afregnes aftalen efter medgået tid, oprettes ingen beløbskladder. Så nøjes vi med kunden og noten "løbende fakturering sker fra timeregistreringen" — vi laver aldrig en kladde på et estimat.
- Interne noter, timepriser pr. rolle og rabatbegrundelser kommer aldrig med i linjeteksterne. Kladden indeholder kun det, der må stå på en faktura, kundens kunde ser.
- Fejler oprettelsen midtvejs, rulles alle kladder tilbage — der står aldrig en halv rateplan i økonomisystemet.
- Opretter du igen, laves der nye kladder. Vi opdaterer aldrig en eksisterende kladde, og betalingsstatus synkroniseres ikke tilbage til kontrakten.